相手に伝わるプレゼンテーションとは?スキルの必要性も徹底解説!

社会人にとって、プレゼンテーションは重要なビジネススキルです。

皆さんも色々な場面で、数多くのプレゼンテーションを行った経験があると思います。

ただ、自分ではうまくいったと感じていても、相手には内容が伝わっていなかった、というのはよくある話ですよね。

「シンプルだけど難しい」「極めようとすると奥が深い」のがプレゼンテーションです。

本記事では、プレゼンテーションの根幹となる考え方から、相手に伝わるプレゼンテーションの秘訣まで、一挙に解説します。

目次

プレゼンテーションとは何か?

プレゼンテーションとは、相手に自分の意見を伝えるための手法です。

身近な例で言うと、以下のようなシーンがイメージしやすいかと思います。

・打ち合わせの同席者に対して、自分の意見を伝える。(会議)

・大人数が集まる広い会場で、特定テーマを元に発表する。(講演)

・お客様へ自社サービスの紹介を行う。(商談)

このようにプレゼンテーションには、様々な形式があります。

ただ一方で、「自分の意見を相手に伝える」という点は、どれも共通していますよね。

プレゼンテーションは情報伝達の手段である」ということをまずは理解しましょう。

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プレゼンテーションの目的とは?

プレゼンテーションの目的はシーンに応じて変化します。

先ほど挙げた3つのシチュエーションに沿って、考えてみましょう。

例1.社内会議の場合

一般的には、同席者に自身の考えを理解してもらうことが目的です。

もしくは、関係者の合意を得て検討事項の結論を出したい、という場面もあるかもしれません。

このような社内会議の場では、自身の考えを正確に伝えることが求められるケースが多いです。

例2.講演の場合

講演では、聴衆が求めている情報を確実に伝えることが目的になります。

社内会議と違い、特定のテーマに関心のある人が聴衆になることが多いです。

そのため、講演の参加者が「知りたい」と思っている内容を的確に伝える必要があります。

例3.商談の場合

商談は言うまでもなく、自社サービスのPRが目的です。

相手に契約を検討してもらうために、サービスの魅力やメリットを丁寧に伝える必要があります。

このように、同じ「プレゼンテーション」という言葉でも、その目的・役割はシーンによって異なります。

言い換えると、自分が置かれている状況に応じて、その場面に適したプレゼンテーションを考える必要がある、ということです。

相手に伝わるプレゼンテーションとは?

結論から言うと、「聴き手目線でメッセージが組み立てられている」ことが、相手に伝わりやすいプレゼンテーションの条件です。このポイントを意識するだけで、あなたのプレゼンテーションは格段に相手に伝わりやすくなります。

ただ、「聴き手目線で・・・」と言われても、なかなかピンと来ませんよね。

社内会議の場合を例にとって、説明していきます。

まず、その会議の参加者はどのような立場の方でしょうか?

現場に近い方なら、細かい内容も資料に落とし込み、詳細を伝えるべきです。一方で、聴き手が社長の場合は、詳細は割愛して結論と重要なポイントだけに内容を絞るべきです。

般的に役職が高い人ほど、結論を先に求める傾向があるため、細かい話は避けた方が無難です。

もう一つだけ、具体例を挙げておきます。

あなたがプレゼンテーションを行うのは、以前から開催している定例会議です。そして、今回のプレゼンテーションは、前回会議で宿題になった事項の結論を発表することが目的です。

さて、どのような点に気を付ける必要があるでしょうか?

色々な観点がありますが、例えば「前回の会議からどれくらいの期間が空いているのか?」は重要なポイントです。数週間が経過しているようなら、前回の振り返りから始めるべきです。

しかし、2日間しか経過していないのであれば、振り返りのパートは不要と言えます。後者の場合、その分ディスカッションなどに時間を割いた方が生産性が上がります。

忘れてはいけないのは、プレゼンテーションは参加者の貴重な時間をもらっている、ということです。

そのため、状況を踏まえた上で効率的な時間の使い方を心掛ける必要があり、聴き手に与える印象に大きく影響します。

いまいちわかりにくい、という方はスマホに出てくる広告をイメージしてください。web広告はユーザーの閲覧履歴を元に興味関心を察知し、表示する内容を変えています。

学生に分譲マンションの広告を表示しても効果は薄いですよね?

単身者に赤ちゃんオムツの宣伝をしてもなかなか響きませんよね?

上記は極端な例ですが、プレゼンテーションも本質は同じです。いかに相手の目線に立ち、聴き手が求めている情報を正確に伝えることができるか、という点が重要です。

伝わりやすいプレゼンテーションとは、聴き手の気持ちに寄り添って構成されたもの、と言えます。

プレゼンテーションスキルはなぜ必要か?

プレゼンテーションスキルは多くのビジネススクールで題材化されています。web上でもプレゼンテーションスキルに関するサイトや記事が多数存在します。

それくらい、社会人にとっては重要なスキルだということです。

では、プレゼンテーションスキルはなぜ必要なのでしょうか?

答えは単純でプレゼンテーションの内容がより伝わりやすくなるからです。

ここまでは、相手に伝わりやすいプレゼンテーションの考え方を説明してきました。

これらの内容は、プレゼンテーションの最も基礎にあたる部分です。

例えるなら、木の幹をイメージしてください。

一方で、プレゼンテーションスキルは木の枝のようなものです。

しっかりとした太い幹から多くの枝が伸び、葉っぱを咲かせることで、全体のバランスはさらに素晴らしいものになります。

地に足の着いた聴き手目線の全体構成があり、そこにプレゼンテーションスキルが加わると、相乗効果でプレゼンテーションの質が驚くほど高まるのです。

さらに嬉しいことに、プレゼンテーションスキルはそこまで難しいものではありません

正しい知識をインプットして、自分の中で意識しておけば、誰にでも実践できる再現性の高いものです

長期間の訓練が必要な訳でもなく、覚えたその日からすぐに使うことができる点もメリットです。

本記事では、プレゼンテーションスキルの詳しい説明は割愛しますが、一部だけ例を挙げておきます。

・相手の心に響くメッセージの組み立て方

・相手が内容を受け止めやすくなる説明方法

・プレゼンテーションに説得力を持たせるためのロジック

上記はプレゼンテーションの質を高めるためのスキルの一例です。もちろん、この他にも様々なプレゼンテーションスキルが存在します。

同じ内容のプレゼンテーションだとしても、このようなスキルを駆使することで、相手に好印象を与えることができるのです。

最後に

相手に伝わりやすいプレゼンテーションの考え方とプレゼンテーションスキルの必要性をご理解いただけたでしょうか。

ビジネスライフをより豊かにするために、あなたのプレゼンテーションを見直してみませんか?

スキルを習得してプレゼンテーションが上達すると、見える世界がガラっと変わります。それと同時に、自分に自信が持てるようになり、周りからの見られ方も変わってきます。

結果的にビジネスも良い方向へ傾き、プレゼンテーションを学んだ価値を実感できることでしょう。

プレゼンテーションスキルの実践方法や資料作成時に意識すべきポイントなど、具体的な内容は別記事で細かく解説をしていく予定です。

少しでも気になった方がいらっしゃれば、ぜひご覧いただければと思います。

本記事が、あなたのプレゼンテーションを見直す契機となれば、非常に嬉しく思います。

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