【2021年版】オンライン会議 進め方の悩み解消にオススメの書籍6冊

新型コロナの影響でテレワーク(リモートワーク)が導入され、仕事の進め方が変わったという方が多いのではないないでしょうか。

オフィスに出勤が必須ではない業務を対象にテレワーク(リモートワーク)を会社側が採用する動きが活発になり、大手企業でも原則テレワーク(リモートワーク)というルールを作り、賃貸オフィスを解約していく流れが始まっています。

背景として、ZoomやMicrosoft TeamsなどのITツールの普及により、オンライン会議が簡単に開けるようになったことがあります。

しかし、道具は便利になっても「使い方が良く分からない」「顔が見えないので、会議の進め方が難しい」「その場の雰囲気で進めることが出来ず、会議が終わらない」といった悩みを持つ方が増えています。

著者もオンライン会議を始めたころは相手の表情が見えないので、納得してもらえているか不安でいっぱいでした。

著者の経験から、オンライン会議での注意点や心構えなどを他の記事にまとめていますが、もっと詳しく知りたいという方のため、著者が参考になると思う書籍をご紹介します。

目次

オンライン会議向けのITツール解説書籍

Microsoft Officeとの組み合わせで、大企業~中小企業でも活用されている「Teams」

WordやExcel、Outlookをビジネスで使っている方が多いのではないでしょうか。

そのMicrosoftから「Teams」という、オンラインコミュニケーションツールが提供されています。

大企業では大きなシェアを誇る「Office365」というソリューションに組み込まれているため、大企業で広く普及しています。

また、無料版が提供されていることから、中小企業でも活用されている機会が多いのが特徴です。

ご紹介するのは「テレワークの切り札! Office365 Teams 即効活用ガイド」という書籍です。

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Teamsに付属しているのはオンライン会議(ビデオ会議)だけではなく、ファイル共有やチャット機能も付いています。

今後、Teamsをフル活用したいという方にもオススメの一冊です。

世界でシェア急拡大!新進気鋭のコミュニケーションツール「Zoom」

新型コロナによるテレワーク(リモートワーク)の拡大により、世界的にシェアを広げ、急速に普及したコミュニケーションツールが「Zoom」です。

当初はセキュリティ問題などが発生しましたが、今では対策が施され、国内でも一定のシェアを得ています。

ご紹介するのは「ウェビナー&オンラインイベントもミーティングもオンライン授業も! Zoom 1歩先のツボ 77」という書籍です。

Zoomはオンラインイベントやオンライン授業でも活用されています。

オンライン会議(ミーティング)以外の使用を検討されている方や、Zoomを使って授業を受けたい、オンラインイベントに参加したいという方にもオススメです。

基礎が身につく、オンライン会議に特化した書籍

オンライン会議を成功に導く100の基本

オンライン会議でチーム・ビジネスを円滑に回す基本的なテクニックを解説しているのが、本書です。

ご紹介するのは「チームの成果を最大化する オンライン会議BASICS100」という書籍です。

以下のステップに沿って、必要なテクニックを学ぶことが出来ます。

  1. オンライン会議のデザイン/準備
  2. 会議直前の動き
  3. 始め方
  4. 進め方
  5. まとめ方
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オンライン会議でも意思決定できるファシリテーションスキルを求める方へ

オンライン会議は、なぜうまくいかないのか?

  • 意図が伝わらずにイライラした
  • 論点がかみ合わず話が進まなかった
  • しっかり握れたつもりが全然解釈が違っていた

そんな「やりにくさ」を解消する、成功のポイントを解説してくれるのが、本書です。

ご紹介するのは「オンライン会議の教科書 意思決定のスピードをあげるファシリテーション・スキル」という書籍です。

◎画面の向こうに届く話し方
◎テンション3割増しの法則
◎真意を引き出す8つの質問
◎見える化の5つの方法
──など

オンライン会議ならではの作法がある。

著者(堀公俊氏)は「日本ファシリテーション協会」の初代会長を務める、第一人者です。

オフラインからオンラインへ、会議の形が変わっていく中で、超一流のファシリテーションスキルを基礎として「オンライン会議」の進め方を解説した一冊となっています。

オンライン・プレゼンテーションを成功に導くための秘訣を求める方へ

現代のビジネスシーンでは、プレゼンテーションの機会が欠かせません。

ですが、相手に通じているのか分からない、良い反応が得られないという悩みを持っている方も多いのではないでしょうか。

世の中からプレゼン嫌いの人が一人でもいなくなるように、成果を確実に上げるために必要な『ササるプレゼン』スキルを獲得するための、基礎から実践・応用方法までをわかりやすく解説しているのが、本書です。

ご紹介するのは「絶対失敗しない! ササるプレゼン ― 成果を上げるプレゼンテーションのすべて」という書籍です。

ウィズコロナ時代への対応を迫られる中、オンライン環境下でのプレゼンスキルは必要不可欠となっています。

リアルとオンラインでのプレゼン構成の変化や、トークの際に意識的に行うべきことなど、プロフェッショナルが培ってきたプレゼン技法に加え、オンラインを前提とすることで新たに求められる対処方法を丁寧に解説しています。

プレゼン自体に苦手意識を持っている方、プレゼンに不慣れな方、プレゼンの基本形を学ばずにいた方でも、本書を読んで実践すれば安心してプレゼンに臨め、成果を上げられるようになります。

プレゼンテーションを題材として「オンライン対応」している書籍は少ないため、貴重な一冊となっています。

上級者向け!オンライン会議を効率的に進める方法

オンライン会議の進行だけではなく、会議自体を効率的に進めるというミッションを持っている方にオススメです。

ご紹介するのは「超・会議術ーテレワーク時代の新しい働き方」という書籍です。

「会議の時間が長すぎる」「会議の数が多すぎる」「会議の目的が分からない」「会議で何も決まらない」といった会議にまつわる悩みは、オンライン化以前から聞かれてきました。

本書は、元マイクロソフト業務執行役員である筆者が623社、16.3万人の働き方改革を支援する中から生まれた会議の時短テクニックを公開しています。

また、テレワーク時代における「オンライン会議」の作法もしっかりフォローし、ビジネスパーソンの時間を奪う「ムダ会議」を一掃しながら、最適なアウトプットを最速で得るためのノウハウを解説しています。

本書の構成

第1章 あなたの時間を奪うムダ会議はこれだ!
43%の労働時間が社内会議に費やされる
1時間の会議に人件費3.5万円、1年で15億円
38%の会議にアジェンダがなかった
役員会議の準備に70時間
「アイデアを出す会議」と「決める会議」は分けて行う
アウトプットが出ない「5ない」会議はこれだ!
第2章 会議改革に必要な「5つの心構え」
心構え1「なぜ会議が必要なのか? 」を理解する
心構え2「やめる会議」を決める
心構え3意識より先に「行動を変える」
心構え4「How」ではなく「Why」で考える
心構え5「振り返り」により改善していく
第3章 会議は準備で「9割」決まる
準備1「アジェンダ」を共有する
準備2「45分会議」をスタンダードにする
準備3「適切な参加人数」をセットする
準備4「招集メール」で参加者を引き込む
準備5「資料のフォーマット」を統一する
第4章 成果を上げる会議の「仕切り術」
会議の「正しい仕切り方」とは?
ファシリテーターは「時間管理」の責任者
「ベネフィット」と「思い」で協力を仰ぐ
「質疑応答の時間」を最後に設ける
「100円タイマー」を活用する
「アイデア出しのファシリテーション」は会議改革を実現する鍵
最初の2分は「雑談」で始める
アイデア出しの会議で「批判は厳禁」
40代以上の男性は「口角」を上げる
発言は「うなずき」で聞く
意見を引き出す「質問力」を身につける
長期計画のブレストは「オフサイト」で話す
新規ビジネスの9割は「会議室の外」で生まれた
「決める人」で集まり、「決め方」を決める
「ペイオフ・マトリクス」で決める
感情がぶつかったら「ホワイトボード」を使う
共有会議でアウトプットを出す「5つのルール」
第5章 オンライン会議を成功に導く「7つのルール」
オンライン会議がもたらす「5つのメリット」
オンライン会議は「習うより慣れる」
ルール1高性能マイクを使用する
ルール2Webカメラは目線の高さに置く
ルール3冒頭2分は雑談をする
ルール4ミュートのON/OFFを切り替える
ルール5役割を決めて孤立化を防ぐ
ルール6目を疲れさせない資料を作る
ルール7チャットで感情を共有する
第6章 効率と効果を高める! オンライン会議ツール活用術
ホワイトボード・発想支援ツール
議事録支援ツール
スケジュール調整ツール

出典:Amazon.co.jp 『超・会議術ーテレワーク時代の新しい働き方』紹介ページより (https://amzn.to/2PbSndE

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最後に、オンライン会議を成功に導くために

オンライン会議を成功に導くためには、大きく分けて3つのことが必要です。

会議に適したツール(Teams,Zoom)などを選択し、インストールなどの事前準備を関係者全体で完了させる

どのようなツールを使うのか、事前にしっかりを選択した上で、関係者全員が参加できる環境を整えることが必要です。

場合によってはインストールマニュアルを作成してテストを実施するなどの工夫が必要です。

マイク、スピーカー、ヘッドセットなど、適切な音声が届けられる環境を整える

会議を進める役割を担う人は、相手に音声がきちんと届くこと、そして相手の声がきちんと聞こえることが重要です。

PC備え付けのマイクとスピーカーでは、雑音が入るなどの悩みが生じる可能性があります。

事前にしっかりとテストを行い、自身の声が相手に聞こえているか、相手の声がしっかりと聞こえるかを確認しましょう。

会議の準備をしっかりと行った上で、失敗を恐れずに効率的な会議運営に取り組む

会議の準備をしっかりと行うことです。本記事や関連記事をご参照頂き、事前の準備を行うことで自信をもって会議に挑むことが必要です。

最も重要なことは、失敗を恐れずに効率的な会議運営に挑戦していくことです。

オンライン会議が主流になったのは、2020年からです。まだまだ手探りで進めている人が多く、「これはNG」「これはマナー違反」といったものが確立されているわけではありません。

組織や団体で最適な運営方法が異なると思いますので、基礎を身に着けつつ、もっとも効率的な方法を探していくという心構えを忘れないことが、ウィズコロナ時代を築いていく我々に求められています。

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