オンライン会議を開催する際に気を付けるべきポイント

新型コロナの影響でテレワーク(リモートワーク)が導入され、仕事の進め方が変わったという方が多いのではないないでしょうか。

オフィスに出勤が必須ではない業務を対象にテレワーク(リモートワーク)を会社側が採用する動きが活発になり、大手企業でも原則テレワーク(リモートワーク)というルールを作り、賃貸オフィスを解約していく流れが始まっています。

このサイトではすでに「オンライン会議に参加する際に気を付けるべきポイント」という記事を皆さんにご紹介しました。

ZoomやMicrosoft Teamsなどでオンライン会議が簡単に開けるようになりました。そのため、今までは参加するだけだったという方も、仕事でオンライン会議の開催を求められる機会が増えると思います。

そんな時に役立つ、気を付けた方が良いポイントや心構えを分かりやすくご紹介します

目次

会議資料の把握をおこなう

何もオンライン会議に限った話ではありませんが、会議のために前もって資料を準備しておくことは大切です。「備えあれば憂いなし」という諺があるように、準備を事前にすることでミスを減らすことにつながります。

また、当日までに見てもらいたい資料があれば、会議が始まる前に参加者に資料を共有することもポイントの一つです。

通常の会議でも、資料を読むことに集中してしまい、参加者が話を聞いてくれないという場面があると思いますが、事前に資料を共有し、「○○の資料の確認を会議開催前までにお願いします」などのメッセージを会議参加者で情報を共有しておくことが重要です。

たとえカメラオンであっても、オンライン会議では参加者が集中して話を聞いてくれているか、通常の会議よりも判断が難しいため、環境を整えることでリスクを回避しましょう。

同時に、資料を事前共有することで、会議の目的やゴールを参加者に意識してもらうことができます。

コミュニケーションが難しいからこそ、事前準備を欠かさずに開催までの時間を過ごしましょう。

進行役(ファシリテーター)を決めておくこと

オンライン会議を開催する前にやっておくべきことは、司会・進行役(ファシリテーター)をあらかじめ決めることです。

会議開催者自身が司会・進行役(ファシリテーター)をいうケースもありますが、開催だけを担当しているのであれば、だれが司会・進行役(ファシリテーター)を務めるか確認し、決まっていなければ会議主催者に事前に確認し、本人を依頼する必要があります。

通常の会議であれば、司会・進行役(ファシリテーター)を突然任されても、ある程度はこなせるという人が多いと思います。しかし、それは参加者の表情や態度を見て、臨機応変に対応した結果です。

オンライン会議では参加者がどのような受け方をしているか感じすることが難しく、司会・進行役(ファシリテーター)の難易度は何倍も上がります

限られた時間でゴールを達成するため、司会・進行役(ファシリーテーター)はいつもより慎重に作戦を練り、会議に挑む必要があります

そのためにも、事前に司会・進行役(ファシリテーター)を決めておくことが重要なのです。

ネット環境と対応デバイスの動作確認を行う

オンライン会議でよくあるトラブルは、音声などが途切れ、映像に乱れが生じて相手の発言内容をうまく聞き取れない、またはこちらから伝えられないということです。

特に開催者や司会・進行役(ファシリテーター)の通信トラブルは会議参加者を待たせることになり、ゴールまで会議を導けないというリスクにつながります。要は、「時間が足りない原因」になってしまうのです。

Wifi環境であれば、会議参加する部屋の通信状況が良好か、アンテナの本数を確認したり、事前に同僚とオンライン会議を開催してみるなどのテストを行いましょう。

同僚とチェックすることが出来ない場合でも、ZoomやMicrosoft Teamsの場合には環境チェック機能があります

自身の音声が適切に届いているか、相手の音声が適切に届いているか、チェックすることが出来ますので活用してみてください。

また、PCによってはアウトルックやOffice(Word,Excelなど)、インターネットを同時に起動していると動きが悪くなることがあります。オンライン会議開催前に不要なソフトウェアは閉じて、PCが動作が軽くなるように心がけましょう

それでも音声、通信環境が悪いという場合には、スマートフォンを活用するという選択肢もあります。PCの性能が良くない場合には、スマートフォンからも会議に参加し、音声はスマートフォンから流しているという方を見かけます。

私自身、司会・進行役(ファシリテーター)を務める場合にはPCだけではなく、スマートフォンでも会議に参加します。PCでトラブルが起きた場合には、咄嗟にスマートフォンに切り替えることで、会議が止めるということを避けるようにしています。

会議を止めるな!」を意識し、開催者または司会・進行役(ファシリテーター)としての事前準備を行うことが重要です。

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おわりに

いかがでしたでしょうか。オンライン会議の開催するときに気をつけるべきポイントについてお伝えしてきました。

どれも、事前準備をしておくことで当日の焦りを減らすことができます。結論としてオンライン会議では、ミーティングを行う前の準備段階をしっかりしておくことでミス・トラブルを防ぐことが出来るということです。

上記で挙げた3つのポイントを確認事項に含ませることで、スムーズに会議を進めていけるはずです。そのためにも、報告・連絡・相談をして情報の共有を徹底することが重要になりますので、仕事の基礎の基礎をしっかりと押さえるようにしておきましょう。

分からないことがあれば、恥を恐れずに必ず主催者や上司の指示を仰ぐようにしましょう。そして、会議の参加者同士で情報を共有することを心がけましょう。

その情報の共有こそが、オンライン会議で成功するための対策であり、注意すべきポイントです。

オンライン会議ツールの使い方などについては他の記事もありますので、ぜひご参照ください。

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