オンライン会議に参加する際に気を付けるべきポイント

新型コロナの影響でテレワーク(リモートワーク)が導入され、仕事の進め方が変わったという方が多いのではないないでしょうか。

オフィスに出勤が必須ではない業務を対象にテレワーク(リモートワーク)を会社側が採用する動きが活発になり、大手企業でも原則テレワーク(リモートワーク)というルールを作り、賃貸オフィスを解約していく流れが始まっています。

朝の通勤ラッシュの時間帯で会社に通わなくても良いというメリットもあり、就職希望先の条件として「テレワークの導入」が挙げられるなど、注目が集まっています。

そんな中、オンライン会議(Web会議)という形で仕事の話し合いをする機会も増えていますが、トラブルに見舞われ、従来通りのパフォーマンスを発揮できないという方もいるのではないでしょうか。

そこで、今回の記事ではオンライン会議(Web会議)に参加する際の『心構え』をご紹介します。

ご紹介するポイントを気を付けて頂ければ、オンライン会議(Web会議)でのトラブルや仕事上のミスを減らすことが可能となりますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

オンライン会議(Web会議)中はハッキリした声で話すこと

オンライン会議(Web会議)に参加する際には、自分の意見や発言を相手にしっかりと伝わるように話をしないといけません。

マイク、スピーカーを通す分、いつもよりも聞き取り辛いことが多いため、発言の際にはいつもよりもゆっくりとしたペースで、ハッキリとした声を出し、意見を述べることが大切です。

ハッキリとした声を出すためには、会議中における緊張感を少しでも和らげることがポイントになってくると思います。

どうしても、緊張している状態だと、上手く声を出すことが厳しかったりします。また、焦りからきてしまう緊張は、早口になりがちになってしまいますよね。

そこで、聞き手にとって分かりづらいといったことにならないようにしましょう。

自分の意見を発言する際は、焦ることなく自分のペースで話をすることで聞き手にとっても分かりやすい説明をすることが可能になります。

何事も焦りは禁物です。まずは、しっかりと落ち着いた状態を保ち、ゆっくり話をしているような感覚で話を始めることで、ちょうど良い早さで話せるでしょう。

それが、ハッキリとした声で話す秘訣です。ぜひ、押さえておきましょう。

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オンライン会議(Web会議)中の目線に注意を払うこと

オンライン会議(Web会議)に目線に注意を払うことが大切になってきます。

ビデオをオンにして会話する場合があります。その際は相手側からすると自分の映像が映し出されますので、表情や自分の動きなどを全て見られた状態になります。

そこで一番注意を払うべき点が「目線」です。

オンライン会議(Web会議)に話をするときは、相手側の画面で目線をまっすぐな状態で保つために、自分のカメラを見て発言をしましょう。

なぜなら、自分の発言するときに相手の画面の顔に意識してみると、カメラが画面の上にある場合には目線が下向きになった状態で相手側からの画面では映ってしまいます

もしも、カメラが画面の下にあるタイプの場合、目線が上向きとなり、言葉通り「上から目線」で見下げているように映ることがあります。

つまり、カメラ目線で話さなければ意図していない印象を与え、相手に反感を抱かせることにもなりかねません。

また、目線は集中しているかを判断するための物差しの一つを言われています。例えば相手が非常に良いことを言っていても、視線をそらしている場合には「自信がない?」、「やましいことがある?」という疑問を抱かれてしまいます。

せっかく準備して話している内容も、相手に受け入れてくれなければ意味がありません。

目線一つでイメージが大きく変わってしまうのはオンライン会議(Web会議)の特有の注意点だといえるでしょう。

きちんとカメラ目線で話すことで、目線を相手のモニター上で、まっすぐにすることができます。会議中はパソコンなどの操作で、モニター画面に集中してしまいがちになり、カメラ目線で話をすることを忘れてしまうことも多いでしょう。

自分がオンライン会議(Web会議)中で自分の意見を述べるときは、カメラに目線を合わせて発言することを是非心掛けましょう。

開始5分前にはオンライン会議(Web会議)に参加しておく

オンライン会議(Web会議)で参加するときに気をつけたいのは時間です。開始時間ピッタリになってオンライン会議(Web会議)に参加すると焦りが生じてしまうからです。時間通りに参加するのも構わないですが、やはり時間に余裕を持った行動を身につけておくべきです。

会議5分前に準備を完了させておくことで焦らずに、時間が来るまで待つことができます。心に余裕ができれば、事前に配布された資料を読むことも可能なはずです。

心に余裕を持たせることで、少しでもリラックスした状態でオンライン会議(Web会議)に臨むことができます。リラックスすることで、落ち着いて会議に参加することが可能となり、仕事のパフォーマンスを向上させることにつながってきます。つまりは、生産性が上がるということです。

また、オンライン会議(Web会議)の開始前に参加したとしても、マイクをミュート状態にしたままなら、ほかの作業をすることもできます。開始前に参加したとしても他の大事なメールなどを確認するための作業に時間を費やすことも可能でしょう。

何事も余裕を持って、落ち着いた行動を心がけることで、仕事上のミスを減らすことにもつながってきます。オンライン会議(Web会議)5分前を目安に、会議に参加することを習慣づけておきましょう。

気持ちにゆとりができることで、安心して会議に参加することが出来ます。

おわりに

今回は、オンライン会議(Web会議)に参加する際の心構えを3つ挙げて説明しました。

オフィスで普段行われている会議とオンライン会議(Web会議)は、共通している部分もあります。具体的には、上記で説明した、「オンライン会議(Web会議)中はハッキリした声で話すこと」、「開始5分前にはオンライン会議(Web会議)に参加しておく」が該当するとおもわれます。

ハッキリとした声で話すのは、何もオンライン会議(Web会議)だけに限りません。通常の会議室で行われるミーティングでも、落ち着いてハッキリとした声で話をするスキルは求められます。

また、開始5分前のオンライン会議(Web会議)に参加しておくことも、約束を守るために時間を厳守することは社会人であれば当然の義務だといえますよね。

この記事でオンライン会議(Web会議)のみに当てはまる注意ポイントして特に意識して頂きたいのは、「オンライン会議(Web会議)中の目線に注意を払うこと」です。

カメラ目線で話をしてあげることで相手の画面上で、まっすぐな目線を向けることが出来ます。ついつい、モニター画面にばかり集中してしまい、相手の顔ばかり見て話しをしてしまうと思いますが、視線が逸れていることで相手に失礼な印象を与えます

最も気を付けるべきポイントして「カメラ目線」を意識して、オンライン会議(Web会議)にご参加頂ければと思います。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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